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Notre référence

Rédigés dans un language spécifique à l'accès parfois un peu inconfortable, ces statuts sont la référence ultime pour l'assemblée générale et le conseil d'administration. 

STATUTS

L’an mil neuf cent nonante‑deux, le vingt‑neuf février. Par‑devant nous, Me Eric De Staercke, docteur en droit, notaire résidant à Gand ont comparu.

1. M. Xavier d'Hoop de Synghern, administrateur de sociétés, demeurant à Maarkedal, Borgt 4;
2. M. André d'Hoop, pensionné, demeurant à Merelbeke, Heidstraat 4;
3. M. Hubert d'Hoop de Synghem, docteur, en droit, employé,.demeurant à Overijse, Gemslaan 14;    
4. M. Michel d'Hoop, indépendant, demeurant à 1200 Bruxelles, Lindenberg 7;
5. M. Hervé d'Hoop, ingénieur retraité, demeurant à Tervuren Hoogvorstweg 9;
6. M. Vincent d'Hoop, ingénieur commercial, demeurant à Clamart (France), rue d'Estienne d'Orves 141;
7. M. Ludovic d'Hoop, retraité demeurant à Jambes, rue Mazy 63 ;
8. M. Dominique d'Hoop administrateur de société, demeurant à Zellik, Rozenweg 10;
9. M. Damien d'Hoop, ingénieur, demeurant à Waterloo, avenue de la Malmaison 40;
10. M. Patrick d'Hoop licencié en sciences commerciales, demeurant à 1150 Bruxelles, avenue du Chant d'Oiseau 73,

tous de nationalité belge, lesquels comparants nous ont requis de ….….. les statuts de l'association sans but lucratif « Association familiale d'Hoop  qu'ils déclarent constituer conformément à la loi du 27 juin 1921, ce qui a été fait comme suit:

I. Dénomination, siège, durée, objet

1. L'association est familiale et porte la dénomination « Association familiale d'Hoop ».

2. Son siège social est établi en Belgique. Il est actuellement établi à l’Avenue Eugène Demolder 44, 1030 Bruxelles, et peut être transféré par décision du conseil d'administration dans toute autre commune du Royaume.  

3. La durée de l'association est illimitée. 

4. L'association, fidèle à la devise familiale, ainsi qu'aux traditions de la terre où la famille trouve ses racines, dans une volonté de soutien inconditionnel à la construction de l'édifice social en procla‑ l'attachement à Dieu, au Roi et à la Famille, a pour objet:
·        la solidarité familiale, notamment sous forme d'entraide de participation à la formation des membres de la famille, de la constitution de bourses d'études et de toutes autres initiatives susceptibles de favoriser la participation active des membres de la famille à la vie...
·        la défense et la promotion des intérêts moraux de la famille;
·        la conservation et le développement du patrimoine familial, des portraits, archives, diplômes, films ou assimilés, oeuvres d'art armoriés ou non et, en général, de tous documents ou objets présentant directement ou indirectement un intérêt quelconque pour la famille;  
·        l'entretien et l'acquisition de sépultures, pierres tombales et obits ;  
·        le maintien et la création de fondations de la famille; l'acquisition, en propriété. ou autrement gratuite ou onéreuse, la conservation et la gestion de biens, meubles et immeubles, appartenant ou ayant appartenu à des membres de la famille d'Hoop ou liés directement ou indirectement à l'histoire de celle‑ci, ainsi que la prise en location clé tels biens;  
·        l'entretien ou la restauration des biens qu elle aura acquis en propriété et ceux dont elle sera dépositaire,
·        l'édition ou la publication de tous travaux à caractère familial
 
Elle peut faire, tant en Belgique qu'à l’étranger,  tous actes se rapportant directement ou indirectement à son objet et peut notamment s'intéresser et prêter son concours, de quelque façon que ce soit, à toute personne ou groupement ayant une activité de même nature ou susceptible de favoriser. la réalisation de son objet.

II. Membres, ressources

5. Tous les descendants des deux sexes, nés d'Hoop, de François Dominique, chevalier d'Hoop, né le 4 août 1737, avocat au Conseil de Flandre, conseiller  pensionnaire. du, pays d'Alost, conseiller au Grand Conseil de Malines et de  son épouse Marie-Louise Danneels, portant le nom d'Hoop de Synghem, d'Hoop ou von Hoop, ont, à l'âge de 18 ans accomplis, le droit  d'admission comme membres associés de l'association..

Les épouses d'un membre associé, porteur du nom, peuvent également devenir membres associés. Les enfants adoptifs et leur postérité légitime ne peuvent être admis comme membres associés de l'association que s'ils portent le nom desdits descendants légitimes. Pour être admis, les membres doivent en faire la demande, au conseil d'administration et être. agréés par l'assemblée générale, Celle‑ci ne peut rejeter une demande d'admission que dans les conditions prévues à l'article 8 relatif à l'exclusion d'un membre et conformément aux formalités décrites à cet article. Les membres associés forment l'association, leur nombre n'est pas limité; il ne peut être inférieur à trois. Outre les membres associés, l'association peut s'adjoindre des membres adhérents, à savoir les époux d'une femme ayant droit à la qualité de membre associé et les descendants légitimes ou adoptés de ceux‑ci à la première génération. Les membres adhérents n'ont pas droit de vote à l'assemblée générale.

6. Par sa demande d'inscription verbale ou écrite, chaque membre s'interdit tout acte ou omission préjudiciable aux statuts ou aux dispositions prises en exécution de ceux‑ci par les organes statutaires compétents et s'engage à payer sa cotisation de l'année en cours. A défaut de signature par un membre ou son mandataire d'un bulletin d'adhésion écrit, la qualité de membre peut être établie par l'association, vis‑à‑vis de ce dernier, par le paiement qu'il aura effectué de la première cotisation annuelle.

Le montant de la cotisation annuelle des. membres associés et adhérents est fixé chaque année par l'assemblée générale. Elle ne pourra pas dépasser  1.250 Euro ou équivalent. Le conseil d'administration peut dispenser, pour des motifs sérieux, un membre du paiement de sa cotisation. ou fixer une cotisation réduite. L'associé qui n'a pas payé sa cotisation dans les trois mois de la mise en demeure pourra être déclaré démissionnaire sur décision du conseil d'administration.

7. Les membres peuvent se retirer de l'association  en tout temps, en adressant leur démission au conseil d'administration par lettre recommandée à la poste.

8. L'exclusion d'un membre ne peut être prononcée que par l'assemblée générale des associés. Au préalable, le membre qui semble devoir être l'objet de cette mesure est appelé à fournir. des explications devant un jury d'honneur composé de trois membres désignés par le conseil d'administration. Ce membre peut demander, en outre, de présenter sa défense devant l'assemblée générale. 

Si le membre convoqué par le jury d'honneur, par lettre recommandée, ne se présente pas dans les deux mois, il est réputé renoncer à sa défense.  L'assemblée générale appelée à se prononcer, par son ordre du jour, sur l'exclusion d'un membre, statue au scrutin secret et à la, majorité des deux tiers des voix, après avoir entendu le rapport du jury d'honneur et la défense du membre intéressé, au cas où il en exprimerait le désir. Le membre démissionnaire ou exclu et les héritiers et  ayants droit si un associé démissionnaire ou exclu n’ont aucun droit sur l'avoir social. Cependant, en cas de dissolution de l'association, l'assemblée générale a la faculté de décider le retour de tout ou partie des biens ayant  été apportés par un membre démissionnaire ou exclu, à ce membre ou ses ayants droit.

III. Patrimoine

9. L'association peut recevoir ou acquérir tous biens mobiliers ou immobiliers utiles à l'accomplissement de son  objet. Elle gère et dispose de ces objets selon les décisions du conseil d'administration, sous réserve de ce qui est dit à l'article 12.

10. Les portails de famille, les oeuvres d'art, les archives et, en général, les biens donnés ou légués à l'association seront conservés par l'association ou confiés à titre précaire et toujours révocable aux bons soins des personnes, membres de l'association ou de toute personne morale ou organisme qui, serait désigné par le conseil d'administration, sous réserve des conventions qui auraient été conclues entre les donateurs et l'association, à l'occasion de certains dons ou legs particuliers.

Au décès du détenteur dés igné par le conseil d'administration ou par la convention ou, au cas ou le dépositaire souhaiterait ne plus conserver la détention des objets appartenant à l'association, il y sera pourvu par le conseil d'administration, qui s'efforcera, si possible, de tenir compte des voeux exprimés ou présumés du donateur.

L'association pourra, dans tous les cas, prendre les mesures conservatoires ou autres qui pourraient lui paraitre nécessaires ou utiles, en vue de la sauvegarde et du maintien de son patrimoine et notamment reprendre possession, sans préavis ni indemnité, des biens qu'elle aurait confiés à des membres ou à des tiers.

11. Les objets faisant partie du patrimoine de l'association sont inscrits sous un numéro d'ordre et décrits aussi minutieusement que possible dans un registre spécial. Ces objets doivent porter, d'une façon apparente, l'inscription « Association familiale d'Hoop », suivi du numéro correspondant de l'inventaire. Si cette inscription nuisait à la présentation artistique ou était impossible en raison de la nature de l'objet, telles des pièces d'argenterie, de porcelaine, de cristal, etc., la propriété de l'association serait affirmée autant que possible par un autre signe. 

12. Le conseil d'administration ne peut aliéner les biens meubles ou immeubles de l'association, qui présentent un caractère de bien ou de souvenir de famille qu'avec l'autorisation de l'assemblée générale statuant à la majorité des deux tiers des voix.  

IV. ‑Administration

13. L'association est administrée par un conseil de trois membres associés au moins et de quatorze au plus, qui sont nommés par l'assemblée générale.  
Leurs mandats sont gratuits.  La durée du mandat des administrateurs est fixée par l'assemblée générale, sans pouvoir excéder trois ans.  Les administrateurs sont rééligibles.

Le conseil d'administration  désigne parmi ses membres le président, trois  vice‑présidents, un secrétaire et un trésorier.  En cas de vacance d'une place d'administrateur, l'assemblée générale, lors de sa prochaine réunion, procède à l'élection définitive. L'administrateur ainsi élu achève le mandat de celui qu'il remplace.  Un règlement d'ordre intérieur peut être proposé par le conseil d'administration  à l'assemblée générale. 

14. Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relative aux engagements de l'association. Leur responsabilité se limite à l'exécution du mandat qu'ils ont reçu. 

15. Le conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire tous actes d'administration, de gestion ou de disposition  qui intéressent l'administration sociale, dans le sens le plus large. Il a dans sa compétence tous les actes qui ne sont pas expressément réservés par la loi ou les présents statuts à l'assemblée générale.  Il a notamment le pouvoir de décider, de sa seule autorité, toutes les opérations qui rentrent, aux termes de l'article 4 ci-dessus, dans l'objet de l'association.

Il peut, entre autres, recevoir toutes sommes et valeurs; conclure tous actes, marchés et contrats; prendre ou donner à bail; sous-louer, même pour plus de neuf ans; acquérir, aliéner, échanger tous biens meubles et tous biens immeubles nécessaires pour réaliser l'objet social; accepter tous dons et legs; consentir tous prêts ou contracter tous emprunts, avec ou sans garantie, en une ou plusieurs fois, ainsi que toutes ouvertures de crédit; consentir et accepter tous gages et nantissement et toutes hypothèques; renoncer à tous droits réels, privilèges et actions résolutoires; donner mainlevée, avant et après paiement, de toutes inscriptions privilégiées ou hypothécaires, transcriptions, saisies, oppositions et autres empêchements; dispenser de plaider tant en demandant qu'en défendant; transiger, compromettre; engager et révoquer le personnel de l'association et confier tous pouvoirs à des mandataires de son choix, l'énumération qui précède étant énonciative et non limitative. 

16. Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président, d'un vice-président ou, à leur défaut, du secrétaire, chaque fois que deux administrateurs en expriment le désir.  Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans la convocation.

17. Le conseil d'administration ne peut délibérer et statuer que si trois au moins des membres sont présents; en cas d'empêchement du président du conseil, ses fonctions sont exercées par un vice président et, à défaut, par le plus âgé des administrateurs présents; en cas d'empêchement du secrétaire, ses fonctions sont exercées par l'administrateur désigné par le président du conseil.  Les décisions du conseil sont prises à la majorité des voix des membres présents; en cas de partage des voix, celle de son président ou de celui qui le remplace est prépondérante.  

18. Les délibérations du conseil sont constatées par des procès verbaux signés par le président du conseil d'administration ou l'administrateur qui le remplace et par un administrateur. Elles sont consignées dans un registre spécial conservé au siège de l'association, où tous les membres associés peuvent en prendre connaissance, sans déplacement de documents.  Les tiers intéressés, s'ils justifient d'un intérêt légitime, peuvent recevoir éventuellement communication de la délibération par simple lettre. 

19. La gestion journalière de l'association est exercée par le président du conseil ou, en cas d'empêchement, par le secrétaire ou par un administrateur spécialement désigné par le conseil.  Le conseil peut cependant, à la demande de son président, confier cette gestion à un ou plusieurs administrateurs, dont il fixera les pouvoirs. Le conseil peut fixer éventuellement une indemnité couvrant les frais de gestion, de voyage, et de correspondance.

20. Les actes qui engagent l'association sont signés, à moins d'une délégation spéciale du conseil, soit par le président du conseil d'administration, soit par deux administrateurs, lesquels n'auront pas à justifier de leurs pouvoirs vis-à-vis des tiers.

V. Assemblée générale

21. L'assemblée générale est le pouvoir souverain de l'association. Tous les membres associés y ont un droit de vote égal.

22. Sont réservées à l'assemblée générale, les délibérations portant sur les objets suivants :
23. L'assemblée générale se réunit chaque année, dans le courant du deuxième semestre de l'année, à une date fixée par le conseil d'administration.  Celui-ci peut toutefois décider que la réunion de l'assemblée générale ordinaire annuelle se tiendra à une autre date.  Des assemblées générales extraordinaires peuvent être convoquées par le conseil, chaque fois qu'il le juge utile : la convocation est obligatoire lorsqu'elle est demandée par un dixième des membres associés.
 
24 Les convocations sont adressées aux membres par simple lettre, un mois au moins avant la réunion. Elles mentionnent le jour, l'heure et le lieu de la réunion, Elles contiennent l'ordre du jour de la séance. Elles sont signées par le président du conseil ou un administrateur qui le remplace.  Toute proposition signée. par un  vingtième au moins des membres doit être portée à l'ordre du jour.

25. L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle doit comporter

a) un rapport présenté, au nom du conseil d'administration, par son président ou le secrétaire, sur l'activité de l'association pendant l'exercice écoulé;
b) un rapport présenté par le secrétaire sur la bonne conservation des objets faisant partie du patrimoine familial;
c)  un rapport présenté par le trésorier sur la situation financière;
d) l'approbation du compte de l'exercice écoulé et du budget de l'exercice suivant.

26. L'assemblée est présidée par le président du conseil d'administration ou par le plus âgé des administrateurs présents. Le secrétaire du conseil est secrétaire de l'assemblée générale; en cas d'empêchement du secrétaire, ses fonctions sont exercées par un administrateur désigné par le président du conseil d’administration. 

27. L'assemblée est valablement constituée dès que trois membres associés sont présents. Ses décisions sont prises à la majorité absolue des voix présentes ou représentées, sauf dans les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les statuts. En cas de parité des voix, celle du président de l'assemblée est prépondérante. Les membres peuvent se faire représenter à l'assemblée par un autre membre associé, dûment mandaté, es résolutions peuvent être prises sur des points ne figurant pas à l'ordre du jour si les deux tiers des membres présents acceptent la prise en considération de ces points.

28. Les votes se font au scrutin secret. En cas de nomination, si aucun des candidats ne réunit la majorité absolue, il est procédé à une deuxième élection où la majorité simple l'emporte. En cas de parité de suffrages, le plus âgé des candidats est élu.

29. Les résolutions de l'assemblée générale sont consignées par des procès-verbaux, signés par le président du conseil d'administration ou par la personne qui a présidé la séance ou par deux administrateurs et sont consignées dans un registre spécial conservé au siège de l'association, où tous les associés peuvent en prendre connaissance ce, sans déplacement de documents. Les tiers intéressés, s'ils justifient d'un intérêt légitime, peuvent recevoir éventuellement communication de la résolution, par simple lettre.

30. L'assemblée générale ne peut délibérer valablement sur les modifications aux statuts que si l'objet de celles-ci est explicitement indiqué dans la convocation et si l'assemblée réunit les deux tiers des membres de l'association. Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une deuxième réunion qui pourra délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Aucune modification ne peut être adoptée qu'à une majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées, et en cas de modification de l’objet social, quatre cinquième des voix présentes ou représentées.

VI. Budgets, comptes

31. L’exercice social commence ler juillet et finit le 30 juin de chaque année. Le premier exercice se clôturera le 30 juin 1993.  Chaque année, le compte de l'exercice écoulé est arrêté à cette date et le budget du prochain exercice est dressé. L'un et l'autre sont soumis à l'approbation de l'assemblée générale ordinaire la plus rapprochée et au plus tard endéans les six mois.

VII. Dissolution, liquidation

32. L'assemblée ne peut prononcer la dissolution de l'association que si les deux tiers des ses membres sont présents ou représentés. Si cette condition n'est pas remplie, il pourra être convoqué une seconde réunion qui délibérera valablement quel que soit le nombre des membres présents.  Les membres sont convoqués au moins un mois avant la date de la réunion, par lettre recommandée à la poste, avec avis de réception. Aucune décision ne sera adoptée que  si elle est votée à la majorité des deux tiers des voix émises. 

33. L'association est, après sa dissolution, réputée exister pour sa liquidation. 

L'assemblée générale qui décrète la dissolution de l'association nomme un ou plusieurs liquidateurs, lesquels auront les pouvoirs les plus étendus.  L'assemblée générale règle, dans cette même séance ou au cours d'une séance ultérieure tenue dans les cent quatre-vingts jours au plus tard, l'attribution de l'actif net.  L’assemblée décide de l'affectation à donner aux biens et valeurs qui ont été apportés par un membre ultérieurement démissionnaire ou exclu.

Sous cette réserve, les biens et valeurs feront retour à ceux qui les auront apportés ou à leurs ayants droit; si, pour un motif quelconque, le retour s'avérerait impossible, l'assemblée donnera aux biens une affectation qui se rapprochera autant que possible de l'objet en vue duquel l'association a été créée.  

VIII. Disposition finale

34. Si des difficultés venaient à surgir, soit au sujet de l'interprétation des statuts, soit au sujet des résolutions prises par l'association, elles seront résolues par l'assemblée générale.